Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä

Oulun Luistinseura ry
Rommakkokatu 30, 90120 Oulu
y-tunnus 0187706-6
ols@ols.fi
www.ols.fi

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme
jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista
sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen
yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista
henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on
luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on
meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain
niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme
jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa
suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä
periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Oulun Luistinseura ry
Rommakkokatu 30, 90120 Oulu
ols@ols.fi
www.ols.fi

3. Rekisterin nimi

Oulun Luistinseura ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

4.1. Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja
jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden
perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on
rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn
tarkoituksiin:

- jäsenyyksien ylläpito
- kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. pelaajasiirrot,
ottelupöytäkirjat)
- tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
- sähköinen jäsenviestintä
- analysointi ja tilastointi
- asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

2.2. Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen,
rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja
asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun
asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste
on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn
tarkoituksiin:

- kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- analysointi ja tilastointi
- tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
- sisällöt ja niiden personointi

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta
tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja
muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot,
tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
- ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut
ottelutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot
- palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
- seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut
asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

3.2. Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta
tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot,
sähköpostiosoitteet
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja
muu mahdollinen yksilöivä tunnus
- demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli
- työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus
- asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot,
tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä
peruutustiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1. Jäsenrekisteri

Henkilötietoja voidaan kerätä:
- jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse,
puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla
vastaavalla tavalla,
- rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön
(esim. erotuomarin) syöttäminä
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
- Suomen Palloliiton, Suomen Jääpalloliiton, Suomen Keilailuliiton tai
Suomen Salibandyliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää
myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja
yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta
viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä,
puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista
yksityisistä ja julkisista rekistereistä

4.2. Asiakasrekisteri

Henkilötietoja voidaan kerätä:
- rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse,
puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla
- seuran jäsenrekisteristä
- seuran käyttämän lipunvälittäjän lipunmyynti- ja
kulunvalvontajärjestelmästä
- erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden
vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää
myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja
tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen
päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä,
esimerkiksi:
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä,
puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista
yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä
kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin
voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole kirjautuneena käyttänyt seuran sähköisiä
palveluita tai avannut uutiskirjeitä viimeisen kahdentoista (12)
kuukauden aikana, ja käyttäjän asiakassuhde tai muu henkilötietojen
käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja
muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää
tunnistettavissa.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän
henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa
lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen
käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa
olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa
henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin
takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään
kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja
muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä
tavalla.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja
luovutetaan Suomen Palloliitolle, Suomen Jääpalloliitolle, Suomen
Keilailuliitolle tai Suomen Salibandyliitolle urheilutoimintaan
osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia
varten, ja käsitellään kyseisten liittojen urheilutoimintaa
ylläpitämissä mahdollisissa rekistereissä. Lisätietoja kyseisten
liittojen noudattamasta tietosuojakäytännöstä saat liittojen
kotisivuilta.

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille
osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain
seuraavissa tapauksissa.

- voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten
viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten
edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön
perustuvalla, tavalla
- voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai
historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on
muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä
tunnistettavissa
- jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran
yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan
käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille
markkinointitarkoituksiin

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja
rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää
kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Oulun Luistinseura ry / Tietosuoja
Rommakkokatu 30, 90120 Oulu
tai sähköpostitse osoitteeseen ols@ols.fi

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti osoitteessa
Rommakkokatu 30, 90120 Oulu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista
ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai
sähköpostitse ols@ols.fi.

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä
häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun
suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen
ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai
sähköpostitse ols@ols.fi.

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen
tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla
siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse
ols@ols.fi.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen
tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen
järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse
toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti
yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse ols@ols.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus
tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan
toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on
tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa
tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat
tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten
keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat
ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu
vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella
tarve käyttää tietoja.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Oulun Luistinseura ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää
siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä
palveluissa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön
muuttumiseen.

Oulun Luistinseura ry suosittelee rekisteröityjä tutustumaan
tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.